Student Setup
On this page:
The following data elements are required for state reporting.
To perform student-specific tasks, do one of the following:
- To add a new student, on the Start Page, in the left panel, click Enroll New Student. The Enroll New Student page appears.
- To open an existing student record, on the Start Page search for the student. If the search results show multiple students, under Current Student Selection, click the student's name. The last accessed student page opens for the student selected.
Data Element | Additional Information | [Table]Field Name | Length | Used in these Reports | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering General Demographics | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Name (last, first MI) | Enter the student's name. Use the format: LastName, FirstName MiddleName | [Students]LastFirst [Students]Last_Name [Students]First_Name [Students]Middle_Name | Max 35 Max 20 Max 15 Max 20 | SSID Extract Special Program (Export) (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Address | Enter the address. | [Students]Street [Students]City [Students]State [Students]Zip | Max 60 Max 50 2 Max 10 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Phone | Enter the home phone. | [Students]Home_Phone | Max 30 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DOB | Enter the date of birth. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Students]DOB | 6-10 | SSID Extract (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ethnicity: Is the student Hispanic or Latino? | Click ‘Yes’ if the student’s ethnicity is Hispanic or Latino. Click ‘No’ if the student’s ethnicity is not Hispanic or Latino. Click ‘Not Re-Collected’ if you have not collected the student’s ethnicity information since the Federal Ethnicity and Race reporting requirements were implemented. | [Students]FedEthnicity | 1 | SSID Extract (GI) Student Demographic Record (GJ) Student Race | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Race: What is the student’s race? | Select the checkbox next to each race that applies to this student. The codes selected are used to calculate the Race Ethnicity field. | [StudentRace]RaceCd | 20 | SSID Extract (GI) Student Demographic Record (GJ) Student Race | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Scheduling/Reporting Ethnicity | This field contains the race code assigned to this student. | [Students]Ethnicity | 1 | SSID Extract SSID SIF | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Gender | Choose either female or male from the pop-up menu. Female is stored as F and Male is stored as M. | [Students]Gender | 1 | SSID Extract (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SSN | Enter the SSN. | [Students]SSN | Max 12 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Student Number | Enter the student number. | [Students]Student_Number | N/A | All State Reports | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Modifying Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District Entry Date | Enter the district entry date. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Students]DistrictEntryDate | 6-10 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District Entry Grade Level | Enter the district entry grade level. | [Students]DistrictEntryGradeLevel | N/A | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
School Entry Date | Enter the school entry date. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Students]SchoolEntryDate | 6-10 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
School Entry Grade Level | Enter the school entry grade level. | [Students]SchoolEntryGradeLevel | 2 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Other Student Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Homeless Code | Enter the homeless code. | [Students]Homeless_Code | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Date of Entry into USA | Enter the date of entry into the USA. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Students]DateOfEntryIntoUSA | 6-10 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Primary Language Code | Enter the primary language code. | [Students]PrimaryLanguage | MAX 3 | (GI) Student Demographic Record SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Secondary Language Code | Enter the secondary language code. | [Students]SecondaryLanguage | N/A | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Shared Absences for Tracking Truancy & Chronic AbsenteeismTruancy/Chronic - OH Page | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Add Other Attendance | Click the link to add attendance from another district for a student who is shared between districts. | Link on Truancy/Chronic - OH page | N/A | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Student Absences - Transferred/Shared - New | Source of data. Select Shared. | N/A | N/A | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Absence Date | Enter the date the absence took place. | [S_OH_STU_Truancy_Shared_C]Date_Absent | 10 | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Absent | Enter the total time the student was absent for this date. | [S_OH_STU_Truancy_Shared_C]Hours_Absent | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | Select the shared district IRN from the list. | [S_OH_STU_Truancy_Shared_C]District_IRN | 6 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Excused/Unexcused | Select the appropriate radio button to indicate if the absence is excused or unexcused | [S_OH_STU_Truancy_Shared_C]Excused_Flag | 1 | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Excluded from HB410 Truancy | Check the excluded box if this absence should be excluded from HB410 Truancy calculations. | [S_OH_STU_Truancy_Shared_C]Excluded_Flag | 1 | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Transferred Absences for Tracking Truancy & Chronic AbsenteeismTruancy/Chronic - OH Page | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Other Attendance | Click the link to add attendance from the district a transferred student previously attended. | Link on Truancy/Chronic - OH page | N/A | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Total Excused Absence Hours from Previous District | Enter the total excused absence time from the previous enrollment at another district. | [S_OH_STU_Truancy_Transferred_C]Excused_hours | XX.XX | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Total Unexcused Absence Hours from Previous District | Enter the total excused absence time from the previous enrollment at another district. | [S_OH_STU_Truancy_Transferred_C]Unexcused_hours | XX.XX | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Total Hours Excluded from Truancy Calculations | Enter the total excused absence time from the previous enrollment at another district. | [S_OH_STU_Truancy_Transferred_C]Excluded_hours | XX.XX | Truancy/Chronic Absenteeism Summary | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | Select the IRN of the district the student previously attended. | [S_OH_STU_Truancy_Transferred_C]District_IRN | N/A | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fiscal Year | Enter the four-digit fiscal year to which this absence data applies. | [S_OH_STU_Truancy_Transferred_C]Fiscal_Year | N/A | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Student Truancy and Excessive Absence (FT) Information and Non-EMIS Reportable District Actions | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Event Date | Enter the date the event took place. | [S_OH_STU_Truancy_Events_C]Event_Date | mm/dd/yyyy | (FT) Student Truancy and Excessive Absence Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Absence Event (EMIS Reportable Event) | Select the absence event code from the list. | [S_OH_STU_Truancy_Events_C]Absence_Event | 1 | (FT) Student Truancy and Excessive Absence Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Absence Action (Non-EMIS Reportable) | Select the locally defined district action. | [S_OH_STU_Truancy_Events_C]Action_Taken_CodesetID Define local district actions in Code Set: Absence Action Taken | Max 11 | Not reportable to EMIS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Notes | Enter locally tracked information for district reference. | [S_OH_STU_Truancy_Events_C]notes | Max 4,000 | Not reportable to EMIS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Parent/Guardian Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mother’s Name | Enter the mother’s name. Use the format: LastName, FirstName MiddleName | [Students]Mother | Max 60 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Father’s Name | Enter the father’s name. Use the format: LastName, FirstName MiddleName | [Students]Father | Max 60 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Guardian’s Name | Enter the guardian’s name. | [Students]Guardian_Ln [Students]Guardian_Fn [Students]Guardian_Mn | N/A | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Ohio Student Contacts - Legacy Method | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Physical Location Address section required, other address types optional. The Mailing/Other Home Address sections are not addressed in this section. Data can be entered as appropriate, but not used for EMIS reporting. ‘*’ denotes a required field for EMIS purposes. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Name Prefix | Enter the appropriate name prefix. | [S_OH_CONTACT_S]Prefix.Name | 6 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
First Name* | Enter the first name of the contact. | [S_OH_CONTACT_S]First.Name | 45 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Middle Name | Enter the middle name the contact. | [S_OH_CONTACT_S]Middle.Name | 30 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Last Name* | Enter the last name of the contact. | [S_OH_CONTACT_S]Last.Name | 45 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Name Suffix | Enter appropriate suffix, if applicable. | [S_OH_CONTACT_S]Suffix.Name | 6 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Gender | Enter the gender of the contact. | [S_OH_CONTACT_S]gender | 1 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Address (Line 1)* | Enter the street number and street name of the contact. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_Address_Line_1 | 60 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Address (Line 2)* | Enter any further defining address information, such as the apt number. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_Address_Line_2 | 60 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home City* | Enter the city associated with the address. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_City | 30 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home State* | Enter the State associated with the address. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_StateProvince_Code | 2 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Zip* | Enter the zip code associated with the address. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_Postal_Code | 11 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home County | Enter the county associated with the address. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_County_Code | 2 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Country | Enter the country associated with the address. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_Country_Code | 2 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Start Date* | Leave this field blank, unless an address and district of residence change has occurred after the school year has started. The Home Start Date should coincide with the FS History record date. | [S_OH_CONTACT_S]Physical_Address_Start_Date | 8 | (FG) Student Contact Address Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Phone | Enter the home phone number of the contact. | [S_OH_CONTACT_S]Phone_Home [S_OH_CONTACT_S]Phone_Home_Ext | 20 6 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Cell Phone | Enter the cell phone number of the contact. | [S_OH_CONTACT_S]Phone_Cell [S_OH_CONTACT_S]Phone_Cell_Ext | 20 6 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Work Phone | Enter the work phone number of the contact, if applicable. | [S_OH_CONTACT_S]Phone_Work [S_OH_CONTACT_S]Phone_Work_Ext | 20 6 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Other Phone | Enter another number used by the contact, if provided. | [S_OH_CONTACT_S]Phone_Other [S_OH_CONTACT_S]Phone_Other_Ext | 20 6 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Personal Email | Enter the personal email address of the contact, if provided | [S_OH_CONTACT_S]Email_Personal | 60 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Work Email | Enter the work email address of the contact, if provided | [S_OH_CONTACT_S]Email_Work | 60 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Email | Enter the home email address of the contact, if provided | [S_OH_CONTACT_S]Email_Home | 60 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Other Email | Enter another email address of the contact, if provided | [S_OH_CONTACT_S]Email_Other | 60 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Employer | Enter the employer for the contact, if provided. | [S_OH_CONTACT_S]Employer | 60 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Job Title | Enter the employee title for the contact, if provided. | [S_OH_CONTACT_S]Job_Title | 25 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Associated Students* | Enter the last name, first name, or student number to associate a student with this contact. Add additional family members at this time. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]Students_DCID | (FF) Student Contact Record (FG) Student Contact Address Record | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Relationship* | Enter the relationship of the contact to the student for each associated student. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]Relationship_Code | 4 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sequence* | This number defaults to ‘1’. If there are multiple contacts entered for a student, a ‘1’ must be associated with the contact to be used for EMIS reporting. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]Contact_Sequence | 2 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Custodial* | Select ‘Yes’ or ‘No’ if the contact has custodial rights for the associated student. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]Custodial_Flag | 1 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Legal Guardianship* | Select ‘Yes’ or No if the contact is the legal guardian for the associated student. The contact must be the legal guardian if Sequence number is ‘1’ | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S] Legal_Guardianship_Flag | 1 | (FF) Student Contact Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Copy of Correspondence | Select ‘Yes’ or ‘No’if the contact can receive correspondence for the associated student. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S] Copy_Of_Correspondence | 1 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Emergency Contact | Select ‘Yes’ or ‘No’ if the contact is the Emergency contact for the associated student. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]Emergency_Contact | 1 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Can Pickup | Select ‘Yes’ or ‘No’ if the contact can pick the associated student up from school. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]CanPickUp | 1 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Start Date* | Defaults to the current date. Update if the contact was effective before this date. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]Start_Date | 8 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
End Date* | Enter the date the contact is no longer considered to be a valid contact. Note: The sequence number will need to be updated as well if it was a ‘1’. | [S_OH_CONTACT_RELATIONSHIP_S]End_Date | 8 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Ohio State Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining General Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exclude this student from all state reports | Mark whether or not to exclude the student from state reports. | [Students]State_ExcludeFromReporting | 1 | All State Reports | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Building IRN | Select the building name from the pop-up menu that this student attends, if different than the school building identified on the Schools > School Info page. If this field is left blank, the value entered in the Alternate School ID on the Schools > School Info page is extracted for the (GI) Student Demographic Record report. If the Alternate School ID field is also blank, the value entered in the School Number field on the Schools > School Info page is extracted for the (GI) Student Demographic Record report. | [S_OH_STU_COMMON_X]Building_IRN | 6 | (GI) Student Demographic Record (GQ) Student Program (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Assessment Type | Select the appropriate assessment type from the list. Note: Value must be blank, STR, or ALT. | [S_OH_STU_COMMON_X]Alternative_Assessment | 3 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Distance Transported | Community/STEM School Only Select the appropriate value for a student who is being transported. If no transportation is being provided, use the default, ‘**’. | [S_OH_STU_COMMON_X]Distance_Transported | 2 | (FP) Student Transportation | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Student Transportation | Community/STEM School Only Enter a Y or N for each day of the first full week in October for a student who is transported. If no transportation is provided this may be left blank. | [S_OH_STU_COMMON_X]Transportation | 5 | (FP) Student Transportation | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Student Demographics (GI) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Building IRN | Select the building name from the pop-up menu that this student attends, if different than the school building identified on the Schools > School Info page. If this field is left blank, the value entered in the Alternate School ID on the Schools > School Info page is extracted for the (GI) Student Demographic Record report. If the Alternate School ID field is also blank, the value entered in the School Number field on the Schools > School Info page is extracted for the (GI) Student Demographic Record report. | [S_OH_STU_COMMON_X]Building_IRN | 6 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMIS Student ID | This field displays the value entered in the Student Number field on the Demographics page. | [Students]Student_Number | N/A | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DOB | This field displays the value entered in the DOB field on the Demographics page. Click the link to go to the Demographics page to edit. | [Students]DOB | 6-10 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Gender | This field displays the value entered in the Gender field on the Demographics page. Click the link to go to the Demographics page to edit. | [Students]Gender | 1 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Summative Racial/Ethnic Group | This value is calculated based on the student’s Federal Ethnicity and Race values defined on the Demographics page. Below are the calculation rules. To edit the information used in the calculation, click on the link to go to the Demographics page. If the Is the student Hispanic or Latino value is Y, the Summative Racial/Ethnic Group is H – Hispanic/Latino. If the Is the student Hispanic or Latino value is N, the What is the Student’s Race value displays in this field. If multiple race values are selected on the Demographics page, this field defaults to M for Multi-racial. If the Is the student Hispanic or Latino value is Not Re-collected, this value defaults to the Scheduling/ Reporting Ethnicity value on the Demographics page. | [Students]Summative_Ethnicity | 1 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Native Language | Enter the native language code. | [Students]PrimaryLanguage | MAX 3 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
First Name | This field displays the value entered in the First Name field on the Demographics page. Click the link to go to the Demographics page to edit. | [Students]First_Name | Max 15 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Middle Name | This field displays the value entered in the Middle Name field on the Demographics page. Click the link to go to the Demographics page to edit. | [Students]Middle_Name | Max 20 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Last Name | This field displays the value entered in the Last Name field on the Demographics page. Click the link to go to the Demographics page to edit. | [Students]Last_Name | Max 20 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Birthplace City | This field displays the value entered in the Birthplace City field on the SSID tab. Click the link to go to the SSID tab to edit. | [S_OH_STU_SSID_X]Birth_Place_City | Max 30 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Home Language | Enter the primary language spoken in the student’s home environment. | [S_OH_STU_GI_X]Home_Language | Max 3 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hispanic/Latino Element | This field displays the value entered for the Ethnicity: Is the student Hispanic or Latino? field on the Demographics page. Click the link to go to the Demographics page to edit. | [Students]FedEthnicity | N/A | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Student Standing Records (FS)This tab is an overview of the student’s current standing and historical records for data required for the FS (Student Standing Record) report. The first column is a list of fields. The second column displays the current values for the fields saved in the Students table. Other columns represent history records in chronological order for changes to FS Student Standing fields. The default view is Current Year FS Records – current year means records from July 1 of the current year to June 30. To view all FS records, click the All FS Records button. To see the student’s transfer and enrollment history, click the Transfer Info link. A pop-up of the Transfer Info page will appear. Close the pop-up by clicking on the ‘X’ at the top right. Edits cannot be made on this page. To edit current values, click on the blue Current link. To edit a history record click on the appropriate blue date link. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editing Current RecordsThis page allows for editing FS (Student Standing Record) fields. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | This field displays the District IRN code that identifies the school district. This field displays from the District Setup page, District > District Info. | [Prefs]Name= districtnumber | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District Entry Date (Admission Date) | Enter the date of the student’s first day of attendance for the most recent entry or re-entry into the school district. | [Students]DistrictEntryDate | 10 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admission Reason | Select the student’s admission reason. | [S_OH_STU_FS_X]Admission_Reason | 1 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
State Student ID (SSID) | Enter the student’s State Student ID (SSID). | [Students]State_StudentNumber | Max 9 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Percent of Time in Student Participates in district instruction | Enter the percentage of time that the student participates in district instruction. This value is used as a multiplier when attendance is calculated on the (FS) Student Standing Record – Hours/FS Student Standing report. | [S_OH_STU_FS_X]Percent_Time | Max 3 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tuition Type | Enter the manner in which the student is paying tuition to the reporting district. | [S_OH_STU_FS_X]Tuition_Type | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District Relationship | Enter the educational relationship between the student and the district. | [S_OH_STU_FS_X]District_Relationship | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District of Residence | Enter the district of residence by typing the district IRN or using the District List link. | [Students]DistrictofResidence | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Attending Building IRN | Select the building within the district that the student attends between the effective dates, inclusive, of the record being reported. This field defaults to the school IRN for this enrollment record. | [S_OH_STU_FS_X]Attending_Building_IRN | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Assigned Building Area IRN | Select the building the student would normally attend according to the standard district attendance policy. This field defaults to six asterisks on the FS report if left blank. | [S_OH_STU_FS_X]Assigned_Building_IRN | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
How Received | Enter the value identifying how the student arrived at the district. | [S_OH_STU_FS_X]How_Received | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
How Received IRN | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN from which a student is received. This field defaults to six asterisks on the FS report if left blank. | [S_OH_STU_FS_X]How_Received_IRN | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent Reason 1 | Enter the reason a student is sent to another district. | [S_OH_STU_FS_X]Sent_Reason1 | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent to IRN 1 | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN of the district to which a student is sent. | [S_OH_STU_FS_X]Sent_To_IRN1 | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent To Percent of Time 1 | Enter the percentage of time as required by EMIS reporting. This is dependent upon reporting requirements for the Sent Reason 1. | [S_OH_STU_FS_X]Sent_To_PercentTime1 | 3 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent Reason 2 | Enter the reason a student is sent to another district if the student is sent to a second district. | [S_OH_STU_FS_X]Sent_Reason2 | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent to IRN 2 | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN to which a student is sent, if the student is simultaneously being sent to a second district | [S_OH_STU_FS_X]Sent_To_IRN2 | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent To Percent of Time 2 | Enter the percentage of time as required by EMIS reporting. This is dependent upon reporting requirements for the Sent Reason 2. | [S_OH_STU_FS_X]Sent_To_Percent_Time2 | 3 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admitted From IRN | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN from which the student was last in attendance. | [S_OH_STU_FS_X]Admitted_From_IRN | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Withdrawn To IRN | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN of the district the student is withdrawing to. | [S_OH_STU_FS_X]Withdrawn_To_IRN | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
County of Residence | Enter the county of residence for the student. | [S_OH_STU_FS_X]County | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Most Recent Exit Code (Withdrawal Reason) | Informational – no entry permitted. Indicates the most recent reason from the Transfer Info page. | [Students]exitcode | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Most Recent Exit Date | Informational – no entry permitted. Indicates the most recent exit date from the Transfer Info page. | [Students]exitdate | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Present | Enter the number of hours the student was present during the effective start and end dates. Use this field only if attendance calculations are not appropriate. | [S_OH_STU_FS_X]Hrs_Present | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Excused | Enter the number of hours the student was absent - excused during the effective start and end dates. Use this field only if attendance calculations are not appropriate. | [S_OH_STU_FS_X]Hrs_Excused | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Unexcused | Enter the number of hours the student was absent – unexcused - during the effective start and end dates. Use this field only if attendance calculations are not appropriate. | [S_OH_STU_FS_X]Hrs_Unexcused | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exclude | Check to exclude a record from the FS report. | [S_OH_STU_FS_X]Exclude | 1 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Create History Record (only create history for changes after initial enrollment) | When you change a field that requires tracking based on effective dates, this checkbox displays at the top and bottom of the page. The default value is unchecked. | N/A | N/A | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
History Record Effective End Date | When you change a field that requires tracking, this date defaults to the current system date but can be changed. Enter a valid date, or use the date picker icon. | [S_OH_STU_History_C]Effective_end_date - this table is obsolete as of the August 28, 2019 release. [S_OH_STU_HISTORY_FS_X]Effective_end_date | 10 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editing Historical RecordsThis page allows for editing FS (Student Standing Record) History Records. To access this page click on the date link for the history to be edited on the State/Province-Ohio > FS (Student Standing Record) page. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | This field displays the District IRN code that identifies the school district. This field displays from the District Setup page, District > District Info. | [Prefs]Name= districtnumber | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Effective End Date | Edit the Effective End Date for the history record if needed. | [S_OH_STU_FS_History_C]Effective_end_date | 10 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District Entry Date (Admission Date) | Enter the date of the student’s first day of attendance for the most recent entry or re-entry into the school district. | [S_OH_STU_FS_History_C]admission_date | 10 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admission Reason | Select the student’s admission reason. | [S_OH_STU_FS_History_C]Admission_Reason | 1 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admitted From IRN | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN from which the student was last in attendance. | [S_OH_STU_FS_History_C]Admitted_From_IRN | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Withdrawn To IRN | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN of the district the student is withdrawing to. | [S_OH_STU_FS_History_C]Withdrawn_To_IRN | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
State Student ID (SSID) | Enter the student’s State Student ID (SSID). | [S_OH_STU_FS_History_C]State_Student_ID | Max 9 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Percent of Time in Student Participates in district instruction | Enter the percentage of time that the student participates in district instruction. This value is used as a multiplier when attendance is calculated on the FS Student Standing report. | [S_OH_STU_FS_History_C]Percent_of_Time | Max 3 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tuition Type | Enter the manner in which the student is paying tuition to the reporting district. | [S_OH_STU_FS_History_C]Tuition_Type | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District Relationship | Enter the educational relationship between the student and the district. | [S_OH_STU_FS_History_C]District_Relationship | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District of Residence | Enter the district of residence by typing the district IRN or using the District List link. | [S_OH_STU_FS_History_C]legal_district_residence | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
County of Residence | Enter the county of residence for the student. | [S_OH_STU_FS_History_C]County_of_residence | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Attending Building IRN | Select the building within the district that the student attends between the effective dates, inclusive, of the record being reported. This field defaults to the school IRN for this enrollment record. | [S_OH_STU_FS_History_C]Attending_Building_IRN | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Assigned Building Area IRN | Select the building the student would normally attend according to the standard district attendance policy. This field defaults to six asterisks on the FS report if left blank. | [S_OH_FS_History_FS_C]Assigned_Building_IRN | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
How Received | Enter the value identifying how the student arrived at the district. | [S_OH_STU_FS_History_C]How_Received | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
How Received IRN | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN from which a student is received. This field defaults to six asterisks on the FS report if left blank. | [S_OH_STU_FS_History_C]How_Received_IRN | (FS) Student Standing Record – Hours | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent Reason 1 | Enter the reason a student is sent to another district. | [S_OH_STU_FS_History_C]Sent_Reason_1 | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent to IRN 1 | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN of the district to which a student is sent. | [S_OH_STU_FS_History_C]Sent_To_IRN_1 | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent To Percent of Time 1 | Enter the percentage of time as required by EMIS reporting. This is dependent upon reporting requirements for the Sent Reason 1. | [S_OH_STU_FS_History_C]Sent_To_POT_1 | 3 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent Reason 2 | Enter the reason a student is sent to another district if the student is sent to a second district. | [S_OH_STU_FS_History_C]Sent_Reason_2 | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent to IRN 2 | Enter the district IRN or select from the District List link the district IRN to which a student is sent, if the student is simultaneously being sent to a second district | [S_OH_STU_FS_History_C]Sent_To_IRN_2 | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sent To Percent of Time 2 | Enter the percentage of time as required by EMIS reporting. This is dependent upon reporting requirements for the Sent Reason 2. | [S_OH_STU_FS_History_C]Sent_To_POT_2 | 3 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Most Recent Exit Code (Withdrawal Reason) | Informational – no entry permitted. Indicates the most recent reason from the Transfer Info page. | [Students]exitcode | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Most Recent Exit Date | Informational – no entry permitted. Indicates the most recent exit date from the Transfer Info page. | [Students]exitdate | 2 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Present | Enter the number of hours the student was present during the effective start and end dates. Use this field only if attendance calculations are not appropriate. | [S_OH_STU_FS_History_C]Hrs_Present | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Excused | Enter the number of hours the student was absent - excused during the effective start and end dates. Use this field only if attendance calculations are not appropriate. | [S_OH_STU_FS_History_C]Hrs_Excused | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Hours Unexcused | Enter the number of hours the student was absent – unexcused - during the effective start and end dates. Use this field only if attendance calculations are not appropriate. | [S_OH_STU_FS_History_C]Hrs_Unexcused | 6 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exclude | Check to exclude a record from the FS report. | [S_OH_STU_FS_History_C]Exclude | 1 | (FS) Student Standing Record – Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Student Attributes (FD)This tab is an overview of the student’s current standing and historical records for data required for the FD (Student Attributes – Effective Date Record) report. The first column is a list of fields. The second column displays the current values for the fields saved in the Students table. Other columns represent history records in chronological order for changes to FD Student Attributes – Effective Date Record fields. The default view is Current Year FD Records – current year means records from July 1 of the current year to June 30. To view all FD records, click the All FD Records button. To see the student’s transfer and enrollment history, click the Transfer Info link. A pop-up of the Transfer Info page will appear. Close the pop-up by clicking on the ‘X’ at the top right. Edits cannot be made on this page. To edit current values, click on the blue Current link. To edit a history record, click on the appropriate blue date link. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editing Current RecordsThis page allows for editing FD (Student Attributes- Effective Date Record) fields. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | This field displays the District IRN code that identifies the school district. This field displays from the District Setup page, District > District Info. | [Prefs]Name= districtnumber | 6 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMIS Student ID | This field displays the value entered in the Student Number field on the Demographics page. | [Students]Student_Number | N/A | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
State Grade Level Equivalent | Select the student’s state grade level equivalent, used for reporting purposes. If this field is left blank, the grade level is extracted from the student’s current enrollment record. Students who have a grade level 14 will be reported as State_Grade_Level as 23. | [S_OH_STU_FD_X]State_Grade_Level | 2 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Local Attendance Pattern | Select the attendance pattern for the student. | [S_OH_STU_FD_X]Local_Att_Pattern | 2 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disadvantagement | Select the code that identifies the student’s economic and/or academic disadvantagement, if applicable. | [S_OH_STU_FD_X]Disadvantagement | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Preschool Poverty Level | Select the student’s preschool poverty level, if the student is a preschool student. | [S_OH_STU_FD_X]Preschool_Poverty_Level | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disability | Enter the code that identifies the student’s disability, if applicable. | [S_OH_STU_FD_X]Disability | Max 9 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Section 504 Plan | Select Yes if this student qualifies for Section 504. This field defaults to NO on the FD report if left blank. | [S_OH_STU_FD_X]Section_504 | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Homeless Status | Select student’s homeless status if applicable. | [Students]homeless_code | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Homeless Unaccompanied Youth | If the Homeless Status is not set to Not Applicable, select Yes if the homeless student is not in the physical custody of a parent or guardian. Select No if the homeless student is in the custody of a parent or guardian. | [S_OH_STU_FD_X]Homeless_Unaccomp | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Limited English Proficiency | Select student’s limited English proficiency status. | [S_OH_STU_FD_X]Limited_English_Proficiency | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Migrant Status | Select Yes if the student meets the criteria for a migrant student. | [S_OH_STU_FD_X]Migrant_Status | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Foreign Exchange Student Graduation Plan | Select the foreign exchange status of a student as it relates to the student’s graduation plans. | [S_OH_STU_FD_X]Foreign_Exch_Grad_Plan | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Immigrant Status | Select Yes if this student meets the immigrant status criteria. | [S_OH_STU_FD_X]Immigrant | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exclude | Check to exclude a record from the FD report. | [S_OH_STU_FD_X]Exclude | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Attendance Pattern (Pre FY15 only) | Select the attendance pattern for the student. | [S_OH_STU_FD_X]Attend_Pattern | 2 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Create History Record (only create history for changes after initial enrollment) | When you change a field that requires tracking based on effective dates, this checkbox displays at the top and bottom of the page. The default value is unchecked. Note: This is a significant change from prior functionality. You must check the box to create history if you need a history record. | N/A | N/A | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
History Record Effective End Date | When you change a field that requires tracking, this date defaults to the current system date but can be changed. Enter a valid date, or use the date picker icon. | [S_OH_STU_History_C]Effective_end_date - this table is obsolete as of the August 28, 2019 release. [S_OH_STU_HISTORY_FD_X]Effective_end_date | 10 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editing Historical RecordsThis page allows for editing FD (Student Attributes- Effective Date Record) History Records. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | This field displays the District IRN code that identifies the school district. This field displays from the District Setup page, District > District Info. | [Prefs]Name= districtnumber | 6 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Effective End Date | If the effective end date needs to be edited, enter the date or use the date picker icon. | [S_OH_STU_FD_History_C]Effective_end_date | 10 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMIS Student ID | This field displays the value entered in the Student Number field on the Demographics page. | [Students]Student_Number | N/A | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
State Grade Level Equivalent | Select the student’s state grade level equivalent,. If this field is left blank, the grade level is extracted from the student’s current enrollment record. | [S_OH_STU_FD_History_C]State_Equiv_grade | 2 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Local Attendance Pattern | Select the attendance pattern for the student. | [S_OH_STU_FD_History_C]Local_Attendance_Pattern | 2 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disadvantagement | Select the code that identifies the student’s economic and/or academic disadvantagement, if applicable. | [S_OH_STU_FD_History_C]Disadvantagement | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Preschool Poverty Level | Select the student’s preschool poverty level, if the student is a preschool student. | [S_OH_STU_FD_History_C]Preschool_Poverty_Level | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disability | Enter the code that identifies the student’s disability, if applicable. | [S_OH_STU_FD_History_C]Disability_condition | Max 9 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Section 504 Plan | Select ‘(Y) True’ if this student qualifies for Section 504. This field defaults to ‘N’ on the FD report if left blank. | [S_OH_STU_FD_History_C]Plan_504 | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Homeless Status | Select student’s homeless status if applicable. | [S_OH_STU_FD_History_C]homeless_status | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Homeless Unaccompanied Youth | If the Homeless Status is not ‘Not Applicable’, select ‘(Y) True’ if the homeless student is not in the physical custody of a parent or guardian. Select ‘(N) False’ if the homeless student is in the custody of a parent or guardian. | [S_OH_STU_FD_History_C]Homeless_UnAccompanied | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Limited English Proficiency | Select student’s limited English proficiency status. | [S_OH_STU_FD_History_C]Limited_English_Proficiency | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Migrant Status | Select ‘(Y) True’ if the student meets the criteria for a migrant student. | [S_OH_STU_FD_History_C]Migrant_Status | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Foreign Exchange Student Graduation Plan | Select the foreign exchange status of a student as it relates to the student’s graduation plans. | [S_OH_STU_FD_History_C]Foreign_Exch_Grad_Plan | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Immigrant Status | Select ‘(Y) True’ if this student meets the immigrant status criteria. | [S_OH_STU_FD_History_C]Immigrant_status | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exclude | Check to exclude a record from the FD report. | [S_OH_STU_FD_History_C]Exclude | 1 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Student Attributes (FN) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District IRN | This field displays the District IRN code that identifies the school district. This field displays from the District Setup page, District > District Info. | [Prefs]Name= districtnumber | 6 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMIS Student ID | This field displays the value entered in the Student Number field on the Demographics page. | [Students]Student_Number | N/A | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Retained Status | Select the student’s retention status. | [S_OH_STU_FN_X]Retained_Status | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Grade Level, Next Year | Select the code that indicates the grade level to which a student is expected to be promoted, or the grade level in which a student will be retained, the following school year. | [S_OH_STU_FN_X]Next_Year_Grade | 2 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Diploma Date | Enter the date the student received a diploma. | [S_OH_STU_FN_X]Diploma_Date | Max 14 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Diploma Type | Select the type of diploma the student received. | [S_OH_STU_FN_X]Diploma_Type | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fiscal year student began 9th grade | Enter the year the student entered the 9th grade for the first time. | [S_OH_STU_FN_X]Fiscal_9 | 4 | (FN) Student Attributes – No Date Record Grad Pathways | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Math Diagnostic Result Code | Select the code that corresponds to the student’s results for the math diagnostic assessment. | [S_OH_STU_FN_X]Math_Diag_Result_Code | 2 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reading Diagnostic Result Code | Select the code that corresponds to the student’s results for the reading diagnostic assessment. | [S_OH_STU_FN_X]Reading_Diag_Result_Code | 2 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Writing Diagnostic Result Code | Select the code that corresponds to the student’s results for the writing diagnostic assessment. | [S_OH_STU_FN_X]Writing_Diag_Result_Code | 2 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
OGT Graduation Alternative (used for one test not yet passed) | Click ‘Yes’ if the student’s passage on one graduation test was met using the alternative criteria. ‘No’ is the default. | [S_OH_STU_FN_X]Grad_Alt | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accountability IRN | Enter an IRN when the students ‘Attending Building IRN’ on the FS tab is not the building to be used for accountability purposes. If left blank this field is reported as six asterisks for the FN report. | [S_OH_STU_FN_X]Accountability_IRN | 6 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Year and Month Reclassified from LEP | Enter the year and month that the student was no longer considered an LEP student. | [S_OH_STU_FN_X]LEP_Reclassified_Date | Max 6 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Majority of Attendance IRN | If left blank, this field is calculated for the FN report based on the student’s current and previous enrollments. If an IRN is entered, the report will use that IRN and not calculate the value. Note: This field is calculated when the State EOY processes are run; if it has been left blank. | [S_OH_STU_FN_X]Majority_Att_IRN | Max 6 | Student Attributes — No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Attending Building IRN, Next Year (Override) | This field can remain blank if the value in Attending Building IRN, Next Year (Default) is accurate. If the value in Attending Building IRN, Next Year (Default) is the district IRN, enter a valid building IRN. If the value in Attending Building IRN, Next Year (Default) is a number associated with a building that is marked to exclude from EMIS reporting, then the report will return six asterisks. | [S_OH_STU_FN_X]Next_School | 6 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Attending Building IRN, Next Year (Default) | This field represents the value found on the Scheduling Setup page in the field Next School Indicator. If this is accurate, leave Attending Building IRN, Next Year (Override) blank. | [S_OH_STU_FN_X]Next_School | 6 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
State Student ID (SSID) | This field defaults to the student’s state ID (SSID). | [Students]State_StudentNumber | 8 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Year End Reported State Student ID (SSID) | Enter the SSID for the most recent Yearend reporting of the student, if the SSID is different from the currently reported SSID. | [S_OH_STU_FN_X]Yearend_SSID | 8 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CORE Economics and Financial Literacy Requirement Met (overrides calculated value when set) | Leave this field blank to calculate this value based on whether or not the student has met the Graduation Requirement set up for this CORE requirement. Select ‘(Y) Yes’ if the student has met the CORE Economics and Financial Literacy requirement. Select ‘(N) No’ if the student has not met the CORE Economics and Financial Literacy requirement. NOTE: This field is not calculated when State EOY processes are run. If the value is to be stored, the correct code must be entered prior to the State EOY process has been run. | [S_OH_STU_FN_X]CORE_Econ | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CORE Fine Arts Requirement Met (overrides calculated value when set) | Leave this field blank to calculate this value based on whether or not the student has met the Graduation Requirement set up for this CORE requirement. Select ‘(Y) Yes’ if the student has met the CORE Fine Arts requirement. Select ‘(N) No’ if the student has not met the CORE Fine Arts requirement. NOTE: This field is not calculated when State EOY processes are run. If the value is to be stored, the correct code must be entered prior to the State EOY process has been run. | [S_OH_STU_FN_X]CORE_Arts | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exempted from Physical Education Graduation Requirement | Select ‘(Y) Yes’ if the student is exempt from meeting the Physical Education Graduation requirement. Select ‘(N) No’ if the student is not exempt from meeting the Physical Education Graduation requirement. | [S_OH_STU_FN_X]Exempted_Physical | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Updated October 31 IEP Outcome | Select the code that identifies the Least Restrictive Environment (LRE) outcome as of December 1. You select this code for a student whose IEP currently on file with ODE does not reflect the current LRE for a student with a disability. | [S_OH_STU_FN_X]Updated_IEP | 4 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CTE Program of Concentration | Select the code that identifies the primary CTE Workforce Development Program for which a student has met the requirements to be considered a concentrator. | [S_OH_STU_FN_X]Tech_Prep | 2 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CORE Graduation Requirement Exemption Code | Select the code that identifies the reason for the Core Graduation Requirement exemption. | [S_OH_STU_FN_X]Core_Grad_Req_Exemp | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Military Compact Graduation Alternative Count | Select the number of Ohio Graduation Tests that the student will be meeting requirements for from another State. | [S_OH_STU_FN_X]Military_CompGrad_Alt | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FLICS IRN | Enter the IRN of the public or non-public school that the student would have attended, or did attend, the prior school year; if the student was not enrolled in an EMIS reporting entity the prior year. | [S_OH_STU_FN_X]FLICS_IRN | 6 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Courses Completed Date | The month and year in which the student completed the course requirements for a diploma. | [S_OH_STU_FN_X]Courses_completed_date | (FN) Student Attributes – No Date Record | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Courses Completed IRN | The IRN of the district in which the student completed the course requirements for a diploma. | [S_OH_STU_FN_X]Courses_completed_IRN | (FN) Student Attributes – No Date Record | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Military Student Identifier | Identifies a student with a parent or legal guardian who is an active member of the Armed Forces or National Guard. | [S_OH_STU_FN_X]Military_student | 1 | (FN) Student Attributes – No Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Expected Graduation Date (E-Transcript) | Enter the date of the student’s expected graduation. | [S_OH_STU_FN_X]Expected_Grad_Date | 8 | E-Transcript | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining SSID Batch File Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
State Student ID (SSID) | To edit click on the link to go to the FS tab. | [Students]State_StudentNumber | Max 9 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Include this student in the SSID batch file | Select the checkbox to export the student on the next SSID batch file. | [S_OH_STU_SSID_X]Include_In_SSID_Batch | 1 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Might the student already have an SSID from previous OH enrollment? | Select ‘True (Y)’ if the student might have an SSID from a previous enrollment. | [S_OH_STU_SSID_X]Existing_SSID | 1 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mother's Maiden Name | Enter the Mother's Maiden Name of the student. | [S_OH_STU_SSID_X]Mother_Maiden_Name | Max 30 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admission Reason* | To edit, click on the link to go to the FS tab. | [S_OH_STU_FS_X]Admission_Reason | 1 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
IRN of Previous District | Enter the IRN of the previous district. | [S_OH_STU_SSID_X]IRN_Previous_District | Max 6 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
IRN of Original District | Enter the IRN of the original district. | [S_OH_STU_SSID_X]IRN_Original_District | Max 6 | (GI) Student Demographic Record Report SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Native Language | To edit, click on the link to go to the GI tab. | [Students]primarylanguage | 3 | (GI) Student Demographic Record Report SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Birthplace City | Enter the student’s city of birth. | [S_OH_STU_SSID_X]Birth_Place_City | Max 30 | (GI) Student Demographic Record Report SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Birthplace Zip Code | Enter the student’s birthplace zip code. | [S_OH_STU_SSID_X]Birth_Place_Zip | Max 11 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Called Name | Enter the student’s called name. | [S_OH_STU_SSID_X]Called_Name | Max 30 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Given Name | Enter the student’s given name. | [S_OH_STU_SSID_X]Given_Name | Max 30 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
County of Residence | To edit, click on the link to go to the FS tab. | [S_OH_STU_SSID_X]County | 2 | SSID Extract (FS) Student Standing Record – Hours Report | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Country of Residence | Enter the student’s country of residence. | [S_OH_STU_FS_X]Country | Max 30 | SSID Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Polio Immunization Date | Enter the student’s Polio Immunization Date. | [S_OH_STU_SSID_X]Immunization_Polio | Max 10 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
MMR Immunization Date | Enter the student’s MMR Immunization Date. | [S_OH_STU_SSID_X]Immunization_Mmr | Max 10 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DTaPI Immunization Date | Enter the student’s DTaPI Immunization Date. | [S_OH_STU_SSID_X]Immunization_Dpt | Max 10 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Pre-ID Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Alternate State Student ID | This is used for Non-Public schools only | [S_OH_STU_PREID_X]Alt_State_Studentnumber | 9 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PID Room Number | Type the room number where the student will take the test, if applicable. | [S_OH_STU_PREID_X]PID_Room | 5 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accelerated Testing – Reading | Select the grade level for the reading test, if the student is accelerated in reading. | [S_OH_STU_PREID_X]AT_Reading | 2 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accelerated Testing – Writing | Select the grade level for the writing test, if the student is accelerated in writing. | [S_OH_STU_PREID_X]AT_Writing | 2 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accelerated Testing – Mathematics | Select the grade level for the mathematics test, if the student is accelerated in mathematics. | [S_OH_STU_PREID_X]AT_Math | 2 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accelerated Testing – Social Studies | Select the grade level for the social studies test, if the student is accelerated in social studies. | [S_OH_STU_PREID_X]AT_SocialStudies | 2 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accelerated Testing – Science | Select the grade level for the science test, if the student is accelerated in science. | [S_OH_STU_PREID_X]AT_Science | 2 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Accommodation (LEP, IEP, 504) | Select the assessment area, ELA, Math, Social Studies, and/or Science, a student is to have accommodation(s). | [S_OH_STU_PREID_X]IEP_ELA [S_OH_STU_PREID_X]IEP_Math [S_OH_STU_PREID_X]IEP_SS [S_OH_STU_PREID_X]IEP_SCI | 1 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Science Override | Identify the science assessment the student is required to take. This can also be used to identify students who are not required to take an HS science assessment. | [S_OH_STU_PREID_X]Science_Override | 1 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
OGT Test Subjects Required | Identify a subject area for a student required to take a section(s) of the Ohio Graduation Tests. | [S_OH_STU_PREID_X]OGT_Math [S_OH_STU_PREID_X]OGT_Reading [S_OH_STU_PREID_X]OGT_Science [S_OH_STU_PREID_X]OGT_Social_Studies [S_OH_STU_PREID_X]OGT_Writing | 1 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ELPA21 Screener | Identify a student who is to take the English Language Proficiency Screener referred to as ELPA21 Screener. | [S_OH_STU_PREID_X]ELPA21Screener | 1 | Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Gifted Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Student is Gifted | Select if this student meets the criteria for a gifted student. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if the student does not meet the criteria for a gifted student. A value of 0 is assigned to this field. | [S_OH_STU_COMMON_X]Is_Gifted | 1 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Student is Served | Select if this student is being served for giftedness. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if the student does not meet the criteria for a gifted student. A value of 0 is assigned to this field. | [S_OH_STU_COMMON_X]Is_Served | 1 | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Superior Cognitive Ability - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Superior Cognitive Ability during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mathematics - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Mathematics (SAA) during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Science - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Science (SAA) during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reading/ Writing - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Reading/ Writing (SAA) during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Social Studies - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Social Studies (SAA) during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Creative Thinking Ability - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Creative Thinking Ability (SAA) during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Visual/Performing Arts - Screening | Select if the student was screened for giftedness in the area of Visual/ Performing Arts (SAA) during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Screening | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Superior Cognitive Ability –Assessment | Select if the student was assessed in the Superior Cognitive Ability area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mathematics - Assessment | Select if the student was assessed in the Mathematics (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Science - Assessment | Select if the student was assessed in the Science (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reading/ Writing - Assessment | Select if the student was assessed in the Reading/ Writing (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Social Studies - Assessment | Select if the student was assessed in the Social Studies (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Creative Thinking Ability - Assessment | Select if the student was assessed in the Creative Thinking Ability (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Visual/Performing Arts - Assessment | Select if the student was assessed in the Visual/Performing Arts (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Assessment | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Superior Cognitive Ability – Service | Select if the student received services in the Superior Cognitive Ability area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mathematics - Service | Select if the student received services in the Mathematics (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Science - Service | Select if the student received services in the Science (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reading/ Writing - Service | Select if the student received services in the Reading/ Writing (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Social Studies - Service | Select if the student received services in the Social Studies (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Creative Thinking Ability - Service | Select if the student received services in the Creative Thinking Ability (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Visual/Performing Arts - Service | Select if the student received services in the Visual/Performing Arts (SAA) area of giftedness during the current school year. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Service | 1 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Superior Cognitive Ability – Identification | Select if the student was identified as gifted in the Superior Cognitive Ability area under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mathematics - Identification | Select if the student was identified as gifted in the Mathematics (SAA) area under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Science - Identification | Select if the student was identified as gifted in the Science (SAA) area under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reading/ Writing - Identification | Select if the student was identified as gifted in the Reading/ Writing (SAA) area of under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Social Studies - Identification | Select if the student was identified as gifted in the Social Studies (SAA) area under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Creative Thinking Ability - Identification | Select if the student was identified as gifted in the Creative Thinking Ability (SAA) area of under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Visual/Performing Arts - Identification | Select if the student was identified as gifted in the Visual/Performing Arts (SAA) area of under Ohio law. A value of 1 is assigned to this field. Clear this field if it does not apply to the student. A value of 0 is assigned to the field. Note: When you create the Student Gifted Education Extract file: A value of 1 is extracted as a Y value. A value of 0 is extracted as an N value. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification | 1 | (GG) Student Gifted Education Pre-ID Ohio State Assessment Extract | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Superior Cognitive Ability – Identification Date | If Superior Cognitive Ability Identification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Superior Cognitive Ability area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mathematics - Identification Date | If Mathematics Identification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Mathematics (SAA) area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Science - Identification Date | If Science Identification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Science (SAA) area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reading/ Writing - Identification Date | If Reading/ Writing Identification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Reading/ Writing (SAA) area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Social Studies - Identification Date | If Social StudiesIdentification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Social Studies (SAA) area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Creative Thinking Ability - Identification Date | If Creative Thinking Ability Identification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Creative Thinking Ability (SAA) area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Visual/Performing Arts - Identification Date | If Visual/Performing Arts Identification is selected, enter the date the student was identified as gifted in the Visual/ Performing Arts (SAA) area. | [S_OH_STU_GIFTED_C]Type and [S_OH_STU_GIFTED_C]Identification_Yr_Mon | 10 | (GG) Student Gifted Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editing Historical Grades | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Store Code | Enter any valid store code value. | [StoredGrades]StoreCode | Max. 2 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Include in Transfer Course | Select if you want the historical grade to be included in the Transfer Course Report. | [StoredGrades]GPA_Custom2 | Max. 1 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Earned credit hours | Enter the high school credit the student received for the class. | [StoredGrades]EarnedCrHrs | N/A | (GI) Student Demographic Record (GC) Student Graduation Core Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Subject Code | Enter the subject code for the class. Note: If the field is blank, the (GC) Student Graduation Core Record report will use the Subject Code of the specified course. For this to work, the Course number field needs to be set for the Historical Grade record. | [StoredGrades]GPA_Custom1 Note: This field is stored in a semi-colon delimited list. i.e. ;SCode=[SUBJECT_CODE];SArea=XXX;CSrc=X;PrvDist=XXXXXX; | Max 6 | (GC) Student Graduation Core Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Subject Area for Credit | Enter the subject area for credit for the class. Note: If the field is blank, the Student Transfer Course (GC) report will use the Subject Area for Credit of the specified course. For this to work, the Course number field needs to be set for the Historical Grade record. | [StoredGrades]GPA_Custom1 Note: This field is stored in a semi-colon delimited list. i.e. ;SCode=XXXXXX;SArea=[SUBJECT_AREA];CSrc=X;PrvDist=XXXXXX | Max 3 | (GC) Student Graduation Core Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Credit Source | Enter the student’s credit source. | [StoredGrades]GPA_Custom1 Note: This field is stored in a semi-colon delimited list. i.e. ;SCode=XXXXXX;SArea=XXX;CSrc=[CREDIT_SOURCE];PrvDist=XXXXXX; | Max 1 | (GC) Student Graduation Core Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Credit Transferred from – District IRN | Enter the district IRN for the class. Note: If the field is left blank, the (GC) Student Graduation Core Recordreport will be set to the current District Number. | [StoredGrades]GPA_Custom1 Note: This field is stored in a semi-colon delimited list. i.e. ;SCode=XXXXXX;SArea=XXX;CSrc=X;PrvDist=[DISTRICT_IRN]; | Max 6 | (GC) Student Graduation Core Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
School Year | Enter the year the student received credit for the class. | [StoredGrades]TermID | N/A | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exclude from FR Reporting | Check this box if the stored grade should be excluded from FR-Student Course Grade reporting. | [S_OH_SGR_StoredGrades_X]Exclude_From_FR | 1 | (FR) Student Course Grade | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entering Discipline Logs | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Date & Time | Enter the log entry Date & Time. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Log]Entry_Date [Log]Entry_Time | 6-10 N/A | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Log Type | Choose Discipline from the list. | [Log]LogTypeID | N/A | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Subtype | Choose the log entry subtype from the pop-up menu. | [Log]Subtype | Max 20 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Log Entry Text | Enter a description of the incident | NA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
First Day of Discipline | Enter the date the action begins. This is a required field. The Action Date is used as the Discipline date as required by the Ohio EMIS Manual. Format: MMDDYYYY. | [Log]Discipline_ActionDate | 6-10 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Type of Discipline | Select the type of discipline administered to the student. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Type | 1 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline Reason | Select the reason the student was disciplined. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Reason | 2 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline Reason (Second) | Select the second reason the student was disciplined, if applicable. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Reason_2 | 2 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline Reason (Third) | Select the third reason the student was disciplined, if applicable. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Reason_3 | 2 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline Reason (Fourth) | Select the fourth reason the student was disciplined, if applicable. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Reason_4 | 2 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline Reason (Fifth) | Select the fifth reason the student was disciplined, if applicable. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Reason_5 | 2 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline Sequence Number | Enter the order in which the discipline incidents occurred, if the incidents occurred on the same day and the Type of Discipline administered was the same for all incidents. The valid sequence options are from one to nine. A value of 1 is returned in the GD report if this is left blank. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Sequence | 1 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Total Discipline Days | Enter the length of the discipline, in Full Time Equivalency (FTE), for each discipline occurrence. The report will return INV if invalid days (such as zero, alpha characters, null, too many days, etc.) | [S_OH_LOG_X]Discipline_Days | 5 with 2 decimal positions | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Discipline modified on a per exception basis | Select Yes if the Chief Administrating Officer modified, in writing, the one-year expulsion requirement for possession of a firearm at school. Select No if the one-year expulsion discipline was not modified. Select Not Applicable if the discipline incident did not result in a one-year expulsion or did not involve a firearm. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Modified | (GD) Student Discipline Record - New! | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Referred for Alternative Program | Select Yes if the student, for whom the Chief Operating Officer modifies as part of a case-by-case basis the one-year expulsion requirement for possession of a firearm, was recommended for alternate educational services. Select No if this student was not recommended for alternate educational services. The default is Not Applicable. | [S_OH_LOG_X]Discipline_Referred | 1 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Building IRN Where Discipline Incident took Place | Type the state-assigned IRN of the building where the incident took place. | [S_OH_LOG_X]Discipline_IRN | 6 | (GD) Student Discipline Record - New! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining General Enrollment Information | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Course | Information about the class of enrollment. Format: COURSENAME (COURSENUMBER.SECTIONNUMBER) | [Courses]Course_Name [CC]Course_Number [Sections]SectionNumber | N/A | (GN) Student Course | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Enroll Date | Enter the enrollment date. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [CC]DateEnrolled | 6-10 | (GN) Student Course | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exit Date | Enter the exit date. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [CC]DateLeft | 6-10 | (GN) Student Course | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
High School Credit Earned | Select the code that indicates if a student earned high school credit for the course. | [CC]HighSchoolCreditEarned | 1 | (GN) Student Course | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Partial Override Credit | If the High School Credit Earned field equals P, enter the amount of high school credit that the student received for the course. | [CC]PartialOverrideCredit | 3 | (GN) Student Course | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Defining Special ProgramsNote: Use this page to identify students who are participating or did participate in a special education program. You can use the Special Program Import option to import special program records for students. This option is located at District > Data Imports > Special Program Import. Use the following Data Import option to import outside data into PowerSchool.
The data import process explained in this chapter is not the same as the Quick Import Process. It is not part of the standard PowerSchool Importing & Exporting functionality. You can import only CSV or TXT files, with or without a header row. Dates must be mm/dd/yyyy format. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Comment | Enter comments about this special program enrollment. | [SPEnrollments]comment | N/A | Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entry Date | Enter the entry date for the special program. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY Note: The date is the first day of special program enrollment. | [SpEnrollments]Enter_Date | 6-10 | (GQ) Student Program Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exit Date | Enter the entry date for the special program. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY Note: The date is the day after the last day of special program enrollment. | [SpEnrollments]Exit_Date | 6-10 | (GQ) Student Program Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exit Reason | Enter the exit reason for the special program. | [SpEnrollments]Exitcode | Max 15 | (GQ) Student Program Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Grade Level | Enter the grade level for the special program. | [SpEnrollments]Gradelevel | 2 | (GQ) Student Program Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Program | Choose the program type for the special program from the list. Note: Please refer to the (GE) Student Special Education setup instructions and the setup instructions for further information. | [SpEnrollments]ProgramID | N/A | (GQ) Student Program (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Program Record Status | Select Add unless instructed otherwise. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]Program_Record_Status | N/A | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Program Provider IRN | Enter the district IRN of the entity in contract with the reporting school district where applicable | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]Program_Provider_IRN | 6 | Student Program Record (GQ) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disability | If the Program selected is a special education program, the student’s disability code entered on the Ohio State Information – Effective Date Record (FD) tab displays in this field. | [S_OH_STU_FD_X]Disability | N/A | (GE) Student Special Education | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
IEP Date | No longer used. | [Students]OH_IEPDate | 10 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Date Type | Select the type of date that identifies the special education event. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]SpecialEd_Date_Type | 4 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Outcome ID | Select the outcome of the special education event. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]SpecialEd_Outcome_ID | 4 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Non-compliance ID | Select the reason the special education student has not met federally mandated timelines. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]SpecialEd_NonCompliance_ID | 2 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Outcome Beginning Date | Enter the date on which the outcome of the event became effective. Format: YYYYMMDD This date is only collected for AIEP, IIEP, NIEP, RIEP, TIEP, or TETR event types. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]Outcome_Begin_Date | 8 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Outcome End Date | Enter the last day on which the outcome of the event will be effective. Format: YYYYMMDD This date is only collected for AIEP, IIEP, NIEP, RIEP, TIEP, or TETR event types. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]Outcome_End_Date | 8 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
IEP Test Type | If the student has an IEP, select the format of the tests that the student is required to take. This field is only reported for students with disabilities when a Date Type of IIEP, RIEP, AIEP, or TIEP is reported. The IEP Test Type format reported is the required format for all assessments taken by a student with a disability. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]Test_Type | 3 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Secondary Planning | Select the result of transition planning on the IEP for students age 14 and above. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [S_OH_SPENROLLMENTS_X]Secondary_Planning | 4 | (GE) Student Special Education Special Program (Export) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Setting Up Schedules | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Next Year Grade | Enter the student’s grade level for the next school year. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [Students]Sched_NextYearGrade | 2 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Year of Graduation | Enter the expected year of graduation. | [Students]Sched_YearOfGraduation | 4 | Graduation Pathways | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editing Current or Previous Enrollments | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entry Date | Enter the entry date for the school enrollment. The date is the first day of school enrollment. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Students]EntryDate [Reenrollments]EntryDate | 6-10 | (GN) Student Course (GI) Student Demographic Record (GQ) Student Program (GG) Student Gifted Education (GC) Student Graduation Core Record (FS) Student Standing Record - Hours (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exit Date | Enter the exit date for the school enrollment. The date is the day after the last day of school enrollment. Format: [M]M/[D]D/[YY]YY | [Students]ExitDate [Reenrollments]ExitDate | 6-10 | (GN) Student Course (GI) Student Demographic Record (GQ) Student Program (GG) Student Gifted Education (FS) Student Standing Record - Hours (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Exit Code | Choose the exit code for the school enrollment.
You must choose an exit code for school enrollments where the exit date is in the past.
Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [Students]ExitCode [Reenrollments]ExitCode | Max 20 | (GI) Student Demographic Record (FS) Student Standing Record - Hours | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Full-Time Equivalency | Choose the full-time equivalency for the school enrollment. | [Students]FTEID [Reenrollments]FTEID | 3 | (GI) Student Demographic Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Grade Level | Choose the grade level for the school enrollment. Refer to the Ohio EMIS Manual for more information. | [Students]Grade_Level [Reenrollments]Grade_Level | 2 | (FD) Student Attributes – Effective Date Record | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Track | Choose a track for the school enrollment. | [Students]Track [Reenrollments]Track | Max 20 | N/A | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
District of Residence | Choose the district of residence for the school enrollment. | [Students]DistrictOfResidence [Reenrollments]DistrictOfResidence | Max 20 | (GI) Student Demographic Record |